個人事業主のためのPDFファイル活用法　見積書・契約書を安心して送るコツ

50代60代女性にパソコン作業やリザスト活用を指導し、個人事業の集客と販売の仕組み作りをサポートするやまがみです。

見積書や資料をやり取りするとき、意外と使う機会が多いのがPDFファイルです。

今回は、知っておくと便利なPDFの基本的な扱い方を紹介します。

PDFとは「見た目が崩れないファイル」

PDFとは、どのパソコンやスマホで開いても、レイアウトや文字のずれが起こりにくいファイル形式です。

WordやExcelのファイルは、相手の環境によって表示が崩れることがありますが、PDFであれば安心してお渡しできます。

なので誰かにWordやExcelのファイルを送るときは、一旦PDFファイルに変換してから送りましょう。

WordやExcelから「PDFとして保存」するだけで作れる

特別なソフトを用意しなくても、WordやExcelの「名前を付けて保存」または「エクスポート」から、ファイルの種類を「PDF」に選ぶだけで変換できます。

見積書や案内資料を送るときは、このひと手間を加えるだけで、相手にとって扱いやすい形になります。

特別なフォントを使って仕上げたデータはPDFに変換

特別なフォントを使って仕上げたデータは必ずPDFファイルに変換して送りましょう。

相手のパソコンにそのフォントが入っていなければ、文字は明朝やゴシックに変換されたり、もしくは文字化けしたりして見ることができません。

PDFファイルは相手が書き換えにくい形式

PDFファイルにしておくと、相手が簡単には書き換えにくくなります。

見積書や請求書、領収書などは数字を書き換えられてはダメですよね。

なので改ざんがしにくいPDFファイルが使われます。

（ただし重要な書類に関しては、さらに後述のパスワード保護や編集制限の機能なども必要です。）

便利な使い方

複数のPDFを「1つにまとめる」こともできる

契約書と説明資料など、複数のPDFを1つにまとめて送りたい場合は、「PDF結合」で検索すると、無料で使えるオンラインツールがいくつも見つかります。

ファイルをアップロードするだけで、簡単に1つのPDFにまとめられます。

手書きサインの代わりに「電子署名」も可能

契約書などにサインが必要な場合、印刷して手書きし、スキャンし直すのは手間がかかります。

無料のPDF編集ツールを使えば、パソコン上で名前や印影の画像を配置して、電子的にサインを入れることもできます。

こちらも「PDF 電子署名」で検索してください。

パスワードをかけて、大事な書類を守る

個人情報や金額が記載された書類を送るときは、PDFにパスワードを設定しておくと安心です。

多くの無料ツールで、パスワード付きPDFの作成に対応しています。

「PDF パスワード」で検索してくださいね。

まとめ：PDFは「特別なソフト」がなくても扱える

WordやExcelからの変換、無料のオンラインツールを使えば、PDFの作成・結合・電子署名・パスワード保護まで、特別なソフトを買わなくても対応できます。

まずは「PDFとして保存」から試してみましょう。

PDFとは、どのパソコンやスマホで開いても、レイアウトや文字のずれが起こりにくいファイル形式です。

とは言え、環境によっては文字化けすることもありますので、完璧にそのままで送れる保証はありません。

ファイルのやり取りにはお互いの環境、WindowsかMacか、スマホかタブレットか・・・機種、バージョン、さまざまな環境が絡んできますので・・・

でも、一番安心して送れるファイル形式です。

プロフィール

シングル歴３０年、ずっと何某かのダブルワークをしながら３人を育てる。
２０年前に母、約１０年前に父を見送り、子どもたちの巣立ちの感動を味わうことなく怒涛の日々の後、さらに地震と台風でダメージを受けるが、引っ越しののち今は嘘のように平穏無事に暮らしている。

もともと会社勤め時代に職場に取り入れたいと考えた『民間資格』を取得したことが、リーマンショックの後から自分で小さく副収入を得ることに繋がる。
カルチャー講師なども経験し、ご縁をいただいた上海でもセミナーを何度か開催。

誘われて始めたエアブラシボディアートにハマり、様々な子ども向けイベントに出店する一方で、ボディアート・ボディジュエリー用のステンシルのネットショップも開設運営し、全国に愛用者がいた。

自分の経験から、ライスワーク（本業やバイト）をしながら、まずは自分で小さく稼ぐ経験をすることが現実的だと考える。
特に体力と気力が落ちる６０前後より５０代から準備をしておく方が有利と考える。（老眼も辛い）
（もちろん６０代からのスタートでも頑張れば実現可能）

普通のおばさんなので、キラキラ起業とかには一切興味なし。
本当に自分のやりたいことを地道に積み重ね、真っ当に収入を得ることが結局長く続く秘訣と信じている。